In Italia la fattura non è più un documento che «mandi al cliente»: è un file XML che transita da un'infrastruttura statale, il Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate. Capire quel transito — cosa succede, cosa può andare storto, dove finisce l'originale — evita scarti, sanzioni e riconciliazioni notturne.
Il viaggio di una fattura
- Emissione: il tuo software genera un XML nel tracciato ufficiale (FatturaPA) con i dati di fornitore, cliente, righe e IVA.
- Invio allo SdI: direttamente o tramite un intermediario accreditato.
- Controlli: lo SdI verifica formato, partite IVA, coerenza dei dati. Se qualcosa non va, la fattura viene scartata — e ai fini fiscali è come non emessa: va corretta e ritrasmessa nei termini.
- Recapito: lo SdI consegna la fattura al destinatario usando il suo codice destinatario (7 caratteri) o la sua PEC. Se il recapito fallisce, la fattura resta comunque disponibile nell'area riservata del cliente.
- Conservazione: l'XML transitato è l'originale fiscale e va conservato a norma per dieci anni.
Gli errori che si vedono più spesso
Trattare il PDF come la fattura. Il PDF è una copia di cortesia: fa comodo, ma l'originale è l'XML. Contabilizzare dai PDF significa prima o poi divergere dai dati fiscali reali.
Ignorare gli esiti. Ogni invio produce ricevute (consegna, scarto, mancato recapito). Un flusso sano le intercetta e reagisce: lo scarto non gestito entro i termini diventa una fattura mai emessa.
Codice destinatario sbagliato o mancante. La fattura arriva comunque nel cassetto fiscale del cliente, ma lui non la vede nel suo gestionale, non la paga, e il tuo scadenzario si riempie di crediti fantasma.
Reinserimento manuale. Se le fatture passive arrivano nello SdI in formato strutturato e qualcuno le ricopia a mano nel gestionale, state pagando una persona per fare peggio di un parser.
Il punto di vista della tesoreria
La fattura elettronica non è solo un obbligo: è un flusso di dati strutturati su tutto ciò che l'azienda deve incassare e pagare. Collegarlo allo scadenzario e al cashflow previsionale trasforma un adempimento in visibilità: ogni fattura che transita aggiorna da sola il quadro di cassa.
Aurea integra le fatture elettroniche nella tesoreria: scadenze, incassi e pagamenti si aggiornano dal flusso SdI, senza ricopiare nulla.