«Le fatture le abbiamo tutte sul server.» È la frase che molte aziende pronunciano con serenità — finché un accertamento, un contenzioso o semplicemente un cambio di gestionale non rivela il problema: avere i file non significa conservarli a norma.
Cosa dice la legge
Il quadro è definito dal Codice dell'Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005) e dalle linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Il principio: un documento informatico con rilevanza giuridica o fiscale va conservato in modo da garantirne autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità per tutta la durata prevista — che per le scritture contabili significa dieci anni (art. 2220 c.c.).
Le fatture elettroniche passate dallo SdI non fanno eccezione: l'XML è l'originale fiscale, e va conservato a norma. Il PDF di cortesia che scarichi dal gestionale è una copia di comodo, non l'originale.
Perché il backup non è conservazione
Il backup risponde a una domanda tecnica: «se si rompe il disco, recupero i file?». La conservazione a norma risponde a una domanda giuridica: «tra otto anni, potrò dimostrare che questo documento è autentico, integro e leggibile?». Sono problemi diversi:
- il backup non garantisce l'integrità dimostrabile (chi mi assicura che il file non è stato modificato?);
- non garantisce la data certa (le date dei file si alterano banalmente);
- non garantisce la leggibilità futura (formati proprietari, software dismessi);
- non produce i metadati e i pacchetti di conservazione che le linee guida richiedono.
Il processo di conservazione a norma fa esattamente questo: raccoglie i documenti in pacchetti, li indicizza con metadati, li sigilla con firma e marca temporale, e ne mantiene la leggibilità nel tempo sotto la regia di un responsabile della conservazione.
Cosa conservare (quasi sempre)
Fatture elettroniche attive e passive, libri e registri contabili tenuti in digitale, contratti firmati digitalmente, PEC con valore legale, LUL (Libro Unico del Lavoro) se digitale. La lista esatta dipende dall'azienda — ma il criterio è semplice: se un documento nasce digitale e ha valore fiscale o giuridico, la sua casa è un sistema di conservazione, non una cartella condivisa.
Da dove iniziare
Un censimento onesto: quali documenti digitali con valore legale produciamo, dove vivono oggi, chi ne risponde. Nella maggior parte delle PMI il risultato sorprende — e il costo di sistemare le cose è molto più basso del rischio di non farlo.
Grem sviluppa software gestionali che nascono già integrati con firma, marca temporale e processi documentali a norma: se vuoi mettere ordine, parliamone.